IT-Nutzungsregeln
Nutzung von elektronischen Geräten im Arbeitsverhältnis
Die Verordnung «154.28» regelt den Umgang des Personals mit elektronischen Kommunikationsmitteln der Internetdienste, die vom Kanton als Arbeitgeber angeboten werden.
Die Nutzung kantonaler Informatikmittel setzt voraus, dass die Merkblätter zur Informationssicherheit eingehalten werden. Sie gelten umfassend und verpflichtend.
Der Kanton Zug stellt Ihnen für die tägliche Arbeit IT-Arbeitsplätze zur Verfügung. Die Mitnahme von IKT-Mittel (Kantonale Notebook) der kantonalen Verwaltung in folgende Länder ist grundsätzlich erlaubt.
- Staaten der Europäischen Union (EU)
- Staaten der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA)
- Kanada
- Vereinigte Staaten von Amerika
Berücksichtigen Sie die zudem die verbindlichen Grundsätze (Merkblatt «PC-Arbeitsplatz») zum Einsatz und Gebrauch des IT-Arbeitsplatzes. Halten Sie die Vorgaben zur Speicherobergrenze ein.
Im Laufwerk «Eigene Dateien» stehen maximal 20 GB für persönliche Daten zur Verfügung. Wird die Datenmenge überschritten, können keine neuen Daten gespeichert werden und auch keine Änderungen an bestehenden Daten vorgenommen werden.
Reduzieren Sie raschmöglichst die Datenmenge, indem Sie geschäftliche Backups (aus Gever, iZug oder O-Laufwerk) und allenfalls private Bilder, Videos, Musikdateien umgehend löschen.
Nutzung von Telefongeräten in der kantonalen Verwaltung und bei den Gerichten
Die Verordnung «154.29» regelt die Nutzung von Telefongeräten in der kantonalen Verwaltung und bei Gerichten.
Informationen inkl. Bedienanleitung zu Mobil- Festnetztelefonie und Voice Mail:
Nutzung WLAN «PublicZug»
Die kantonalen Sitzungszimmer sind mit dem kostenlosen, öffentlichen WLAN PublicZug für Gäste ausgestattet.
Mitarbeitende dürfen das WLAN PublicZug ebenfalls benutzen (z. B. Smartphone); nicht aber mit dem IT-Arbeitsplatz.
Hier finden Sie die Kurzanleitung.
Personalhandbuch
Beachten Sie speziell Kapitel «2.18 Datenschutz, Datensicherheit»; Kapitel «2.34 Internet, Telefon» und Kapitel «2.77 Telearbeit».
Beachten Sie zudem die Vorgaben für die Nutzung von E-Mails und Abwesenheitsnotizen !
Nutzung E-Mail und Kalender
E-Mail & Kalender Postfachgrösse:
Erreicht die Datenmenge 5 GB, versendet das Exchange System eine E-Mail mit einer Lösch-Aufforderung.
Reduzieren Sie die Datenmenge sobald wie möglich, indem Sie grosse und alte geschäftliche E-Mails mit Anhängen in das entsprechende Gever-Geschäft verschieben und anschliessend löschen. Löschen Sie zudem alle grossen nicht geschäftsrelevanten oder privaten E-Mails.
Wichtig: Erst E-Mails, die älter als 2 Jahre alt sind, werden ins Exchange Online Archiv verschoben. Hier liegt das Kontingent bei 50 GB.
E-Mail Grösse:
Die E-Mail Grössenbeschränkung ist systemweit auf 15MB begrenzt (diese Zahl variiert je nach Inhalt und Codierung der E-Mail) und kann nicht einzeln angepasst werden. Für grosse Dateien/Anhänge steht Webtransfer zur Verfügung. Webtransfer erlaubt Dateien bis zu 10GB zu versenden!
E-Mail Filterung:
Folgende E-Mail-Anhänge (z.B .exe) sind gesperrt.
Verteilerlisten:
Im Outlook stehen verschiedene Verteilerlisten zur Nutzung bereit.
Nutzung Internet Webbrowser
Im Kanton Zug besteht keine Web-Zensur. Aufgrund der steigenden Cyber-Risiken und der Cyber-Kriminalität im Bereich Internetzugang sind aber zusätzliche Schutzmassnahmen unabdingbar.
Aktuell blockiert sind die Kategorie «Pornography», «Web-based Email» und bereits gemeldete gehackte oder verseuchte Webseiten der Kategorie «Security Risk». Alle anderen Webseiten sind freigeschaltet.
Weitere Details findet man hier.
Nutzung sichere Kommunikation
Der Versand von E-Mails innerhalb des Netzwerks des Kantons ist grundsätzlich sicher (umfasst auch die Gemeinden, nicht aber die kantonalen oder gemeindlichen Schulen).
Für eine sichere Kommunikation von vertraulichen Informationen ausserhalb des Netzwerks des Kantons und mit Externen empfiehlt das AIO aktuell folgende Möglichkeiten:
1) «Webtransfer mit dem Kanton, den Gemeinden und Dritten» wird im eigenen RZ betrieben und ermöglicht grosse Dateien (bis 10 GB) innerhalb der kantonalen Verwaltung, den 11 Zuger Gemeinden und zu Externen im Internet «Webtransfer Zug: Upload» bzw. von Externen in die Verwaltung «Webtransfer Zug: Einladung» zu übermitteln.
2) «Secure Messaging mit dem Kanton, den Gemeinden und Dritten» ermöglicht die sichere E-Mail Kommunikation mit den Zuger Behörden. SecureMail wird auf der vom Bund offiziell anerkannten Zustellplattform von PrivasSphere angeboten und erlaubt direkt ab Outlook bis 15MB grosse E-Mails zu versenden.
3) «iZUG-Arbeiträume» ermöglichen die sichere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Ämter, Gemeinden und Dritten. iZug wird im kantonalen RZ betrieben und ermöglicht Dateigrössen bis 100 MB zu speichern.
4) Datenaustausch mittels «Passwortverschlüsselte Office-Dokumente» bspw. Versand eines Office-Dokument (Word/Excel/Powerpoint-Dokumente) per E-Mail-Anhang geschützt mit Passwort
Klassifizierung von Informationen
Das AIO kennt drei Klassifizierungen ÖFFENTLICH - INTERN - VERTRAULICH - GEHEIM. Die Einsatzrichtlinie definiert wie der Umgang mit klassifizierten Informationen zu erfolgen hat.
Zusätzliche Sicherheitsbestimmungen
Sämtliche AIO-Mitarbeitende, Temporär Angestellte sowie für Personen, welche für das AIO tätig sind, haben die erweiterten IT-Sicherheitsbestimmungen (AIO) zu unterschreiben. Externe Personen, die Zugriff auf kantonale Daten und IT-Systeme benötigen, müssen zusätzlich vorgängig eine Geheimhaltungserklärung unterschreiben.
Anträge für VDI (Remote Desktop) und VPN-Zugänge und/oder Administratoren-Rechte für Server und Anträge für Admin-Rechte auf PC/Notebook oder WEB-Mail Zugang erfolgen über Online-Formulare. Die notwendige Sondervereinbarung«Server-Admin-Account» und/oder Sondervereinbarung«LAPS-Account» müssen unterschrieben mit dem Online-Antragsformular an den Servicedesk eingereicht werden.
Ausnahmen zu IT-Sicherheitsvorgaben, und insbesondere zum Anschluss von Fremdgeräten, müssen via Service Desk beim IT-Sicherheitsbeauftragten beantragt werden.
Anträge für Netzwerkfreischaltung erfolgen über dieses Formular. Diese müssen ausgedruckt und unterschrieben an den Servicedesk eingereicht werden.
Standard-Anwendungsliste
Die IT-Architektur definiert die im Kanton Zug verbindlichen Vorgaben über Interoperabilitätsstandards, Technologiestandards und einzusetzende IT-Anwendungen.